2ª SITUACIÓN: ENVÍO DE MATERIALES A UNA FERIA INTERNACIONAL

A. DESCRIPCIÓN

La participación en una feria Internacional, bien como expositor individual o agrupado, suele ser una de las decisiones críticas en los primeros pasos exportadores.

Actuar en la feria presupone la necesidad de llevar mercancía, maquinaria… y elementos a consumir, degustar o demostrar en el stand.

El anecdotario de problemas que le pueden contar los veteranos es amplio. No enriquezca esta amplia lista con su “experiencia” particular: en el tema de la logística de ferias, solo hay dos opciones; o todo va bien… o todo va mal.

Tenga en cuenta que en un envío normal cuando algo funciona mal, por lo general tiene solución. Pero no ocurre lo mismo cuando se trata de una feria a la que se acude sin mercancía por no haber gestionado convenientemente el transporte de la misma.

B. LOS ERRORES CLÁSICOS

1º error

Muestras que no llegan o que lo hacen en estado lamentable.

2º error

La mercancía se entregó correctamente… pero en el pabellón equivocado.

3º error

El bulto número xx debía contener catálogos y contiene un jamón y cien mecheros publicitarios.

4º error

El operador logístico o el transportista local entregan tarde la mercancía.

5º error

Los gastos de custodia, manipulación o descarga no están incluidos en el presupuesto inicial.

6º error

La repatriación del material no se produce en los plazos previstos o supera los costes pactados.

7º error

Parte de la mercancía “se pierde” una vez descargada en el stand o una vez acabada la feria.

9º error

La empresa no puede cerrar el cuaderno ATA, debe utilizarlo correctamente. Según lo esperado y debe soportar gastos adicionales.

9º error

La empresa no puede despachar el Cuaderno ATA según lo esperado y debe soportar gastos adicionales.

10º error

La mercancía se puede exponer pero no se puede degustar o utilizar.
11º error En el caso de participación agrupada organizada por una Institución, las muestras no llegan a tiempo al operador logístico que concentra y traslada el conjunto de elementos para el pabellón.

C. RECOMENDACIONES

Recomendación 1ª: Documentación

Consiga con antelación de la entidad organizadora de la participación en la feria (Cámara, Asociación, ICEX, etc.) los documentos que deben acompañar a la mercancía. Si participa por cuenta propia, solicite estos documentos al transportista (por escrito) al mismo tiempo que el presupuesto.

Recuerde la documentación normalmente requerida:

Documentación mínima usualmente requerida

•  Factura “pro forma” (como mínimo un original y tres copias) indicando los detalles necesarios.
•  Packing list (albaran detallado pero no valorado de los bultos que componen la expedición).

Documentación adicional que puede requerir el transportista o los organismos de aduana o de inspección implicados en el transito de muestras destinadas a ferias.

Prepare la documentación con tiempo y de manera meticulosa procurando que el número o contenido de los paquetes o palets corresponda exactamente con la documentación que obra en manos del transportista [factura pro forma, CMR (Carta de Porte por Carretera), packing list, cuaderno ATA, etc].

Recomendación 2ª: Supervisión de los datos de envío

Supervise personalmente los productos, envases y embalajes que estén destinados a la feria, sobre todo si no son los habituales o el medio de transporte es distinto al de los envíos regulares. Preste especial atención al etiquetado exterior de cada paquete o palet que salga de su empresa con destino a una feria.

Haga constar, en cada uno de los paquetes, el nombre y teléfono de la persona de contacto a la que se deba llamar en caso de extravío, rotura o incidencia grave. Es preferible indicar el nombre de la persona que pueda “reponer la mercancía” frente a indicar el nombre de la persona que está esperando el producto, ya que tal vez de esa manera se pueda subsanar el problema antes de que empiece la feria.

Recomendación 3ª: Dirección exacta de entrega

Confirme con la organización ferial, el encargado de la misión o pabellón, los datos exactos de la dirección o entrega (pabellón, stand, almacén, etc.). Asegúrese de los días y horas de descarga, y consiga los nombres y teléfonos móviles de las personas que van a entregar y recepcionar su mercancía.

Identifique claramente en todos los bultos el destino de la mercancías (nombre de la feria, número del pabellón y número del stand) y su contenido en caso de que sea frágil, pesado o peligroso.

Recomendación 4ª: Cuidar el seguro

Atención a los temas del seguro. Pregunte al transportista hasta qué importe por Kg. de peso cubre el seguro que tienen contratado. Si la cobertura no es suficiente, pida un complemento de seguro o asegúrela por su cuenta con una compañía ajena al transporte. Esto debe adicionarse con un seguro de responsabilidad civil si se trata de una mercancía peligrosa (puede ser una maquina o una pieza de cristal o que al caer provoque daños a personas u objetos, etc.).

Le recomendamos la consulta de las siguientes páginas webs:

  • LA CAIXA: Seguro de transporte de mercancías
  • E-Bankinter: Seguro de mercancías
  • MAPFRE: Seguro de mercancías
  • VITALICIO SEGUROS: Transporte
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    Recomendación 5ª: El retorno de la mercancía

    Previsión de la repatriación del producto. En el caso de que parte de la mercancía sea retornable y otra esté, sin embargo, destinada a ser consumida en el stand, adecúe las cajas a estas circunstancias, de tal forma que las que tengan que volver, lo hagan en buenas condiciones. Tome en cuenta los comentarios sobre los Cuadernos ATA.

    Es normal que parte de la mercancía que viaja a una Feria no vuelva. Recuerde que la distinción entre mercancía que se puede “regalar” en la Feria y aquella que debe regresar se hace a la llegada al país donde se celebra el evento, y debe estar debidamente documentada desde la salida del propio país.

    Ejemplo: Convocatoria del Icex a Feria en el Exterior con Pabellón Español

    Recomendación 6ª: Prevea la posibilidad de acción de su delegado en el stand

    Como en el caso de los envíos de muestras convencionales, es importante que transmita a su delegado o responsable de stand todos los datos del transportista que va a entregar la mercancía, (razón social, horarios de atención al público, lugar previsto para la entrega, teléfono móvil del responsable local, e incluso código de ruta de envío). Recuerde que no todos los operadores aseguran la entrega puerta a puerta ni incorporan sistemas de rastreo de la mercancía vía GPS. Recuerde, una vez más, que por muy eficiente que sea el transportista no es un especialista de su producto. Usted sí debe serlo.

    Recomendación 7ª: El envío a Ferias no es una operación comercial

    Evite que el envío sea considerado como una operación comercial.

    Recomendación 8ª: En el caso de envío mediante transporte aéreo

    Recuerde las restricciones de tipo y tamaño de los contenedores de transporte aéreo. Trate de contratar el envío “puerta a puerta”. No le conviene gestionar personalmente el despacho de carga aérea, deje esta tarea a los especialistas. Es mejor al principio no ahorrar en los costes de logística sino concentrar sus habilidades comerciales en el cliente y en el mercado objetivo.

     

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