6ª SITUACIÓN: DOCUMENTACIÓN DE TRANSPORTE DE EXPORTACIÓN

A. DESCRIPCIÓN

Los documentos requeridos en las operaciones de exportación son por lo general pocos y sencillos de cumplimentar. Su número, rango y ámbito de aplicación varían según el producto y el país al que se destinen.

En esta pequeña Guía de Errores, nos centraremos en la operativa práctica de las operaciones de exportación, considerando igualmente las operaciones de carácter intracomunitario y el uso de los Cuadernos ATA (convenientes en las operaciones no comerciales).

B. LOS ERRORES CLÁSICOS

1º error

Querer hacerlo todo dentro de la empresa o hacerlo todo fuera de la empresa.

2º error

Considerar la preparación de la documentación como un proceso rutinario.

3º error

No recurrir al cliente como cauce de información inmediato y principal.

4º error

No contrastar sus dudas con exportadores más experimentados.

5º error

Utilizar de manera indiscriminada los cuadernos ATA para operaciones sin retorno.

C. RECOMENDACIONES

Recomendación 1ª: Antes de iniciar cualquier trámite

Pregunte a su cliente (por fax o email) qué documentación va a necesitar para despachar a consumo la mercancía en su país. Esta gestión es de vital importancia.

Si el cliente omite un documento necesario, usted tiene una excusa.

Recomendación 2ª: Delegue las primeras operaciones en los especialistas logísticos y aduaneros

Hasta que vaya familiarizándose con los procesos y los documentos necesarios, delegue en los agentes de aduanas, agentes de carga aérea, transitarios o empresas de logística internacional, la preparación de toda la documentación de exportación necesaria.

Recomendación 3ª: Cree un departamento propio de comercio exterior e integre gradualmente la gestión de la documentación de exportación

Cuando tenga suficientes conocimientos del proceso logístico y aduanero, asuma la emisión de los documentos de exportación solicitados por su cliente (DUAs, Certificados de Origen, Certificaciones Técnicas específicas, etc). Recomendamos la consulta de los principales documentos de exportación en CASCE: Documentos de Exportación-Importación.

Siga contando con su red de agentes y especialistas externos. Recuerde que ellos están siempre “al pié del cañón”, resolviendo cientos de casos diarios y que le van a cobrar por servicio puntual. Salvo que tenga una clara vocación exportadora no le interesará disponer de un “centro logístico propio”. Recuerde que el personal que se dedica a cumplimentar hojas de ruta y documentos de aduana NO VENDE.

Recomendación 4ª: Aborde sin miedo la preparación de la documentación de exportación

Hemos dicho anteriormente que la documentación necesaria para exportar, en principio, no es difícil y, en muchos casos, es la misma. En el caso de operaciones intracomunitarias sólo se requiere una factura pro-forma y un packing list, salvo en operaciones triangulares; en otros, deberá añadir un DUA (Documento Único Administrativo) ó un Certificado de Origen. No es difícil, pero insistimos, en las primeras operaciones, hágalo de la mano de un especialista, ya que en ocasiones se requieren documentos adicionales, según países y sectores. Usted podrá participar en el proceso y poco a poco irá dominando la técnica.

Recomendación 5ª: No baje la guardia

Si bien el proceso documental se ha simplificado muchísimo a lo largo de los años (sobretodo dentro del marco de la Unión Europea) y entre los países comúnmente llamados “desarrollados”, no olvide que existen países y zonas en permanente conflicto de intereses comerciales o políticos. Recomendamos la consulta de las siguientes webs: The Trade Compliance Center y Sectoral And Trade Barriers Database.

No olvide que no todas las aduanas funcionan igual . Sepa que algunas no cuentan con medios técnicos ni para el control ni para la vigilancia temporal de las mercancías en tránsito o pendientes de despacho. Piense también en el sinfín de productos sometidos a vigilancia especial (productos alimentarios, frescos o perecederos, productos químicos, materias primas, animales vivos, productos peligrosos o susceptibles de serlo para el ser humano y el medio ambiente, combustibles, metales preciosos), sin olvidar todos aquellos sometidos a medidas de vigilancia u homologación previa o afectados por al pago de aranceles como medida de salvaguarda de las industrias locales.

Puede ser que su producto no requiera documentación para entrar en la mayoría de los países pero esté condicionado o prohibido en otros tantos. Puede también que haya entrado en un país diez veces sin problemas y se encuentre bloqueado la undécima por una extraña razón.

Piense como los exportadores experimentados: considere que cada operación es una aventura individual en la que se repite el milagro del pago.

Recomendación 6ª:

Identifique claramente su cliente como Operador Intracomunitario a efectos de IVA antes de confeccionar la factura definitiva y/o entregarle la mercancía. Recuerde que Hacienda puede reclamarle el importe del IVA que en su día no le repercutiera en factura a su cliente (un cliente no identificado es, a todos los efectos, un consumidor final, es decir, susceptible de pagar IVA al hacer compras intracomunitarias).

Le recomendamos la visita a la web de la Agencia Tributaria sobre el IVA en Operaciones Intracomunitarias.

Recomendación 7ª: Contraste la información con entidades y profesionales más experimentados

Si la documentación de exportación que le requiere el cliente (o el agente de aduanas en el país de destino) para poder importar sus mercancías no le parece pertinente, recurra a las Oficinas Comerciales de España en el Extranjero. Para más información visite la web ICEX: Red de Oficinas Comerciales de España en el Exterior.

Recomendamos la visita de Plan Cameral PUNTO DE ENCUENTRO (En el Exterior - En España).

De la misma manera, no renuncie a consultar en los Organismos de Promoción Regional o a integrarse en las Asociaciones Sectoriales de Exportadores. Siempre hay gente mejor preparada que usted que le proporcionará toda la información posible... siempre que no le vean como un competidor directo, claro está.

Le puede resultar de gran utilidad la consulta de la guía:

Recomendamos que consulte la web de su Asociación. Ejemplo: AICE.

Recomendación 8ª: Consigne claramente en factura, y en todos los documentos aduaneros, el número de código arancelario de su producto

Las divergencias en la clasificación arancelaria, sobretodo cuando las mercancías están sometidas al pago de aranceles diferentes, es fuente de eterna controversia. No deje lugar a dudas e interpretaciones erróneas que sólo pueden acarrearle un problema fiscal o una demora aduanera. Clasifique claramente su producto. Incluso puede ser útil que incorpore el código arancelario a la referencia de fábrica del mismo. Recomendamos la consulta de la Guía Online Arancel.

Recomendación 9ª: Aprenda a discernir. Ponga a prueba su vocación exportadora

El cuaderno ATA no es una “licencia de exportación temporal”. Cada documento tiene una utilidad concreta y un fin determinado. Infórmese de las limitaciones de uso de ambos documentos. En caso de duda consulte con el Servicio ATA de las Cámaras.

Disponga en su empresa de los impresos de uso más común en las operaciones de exportación, siendo conveniente, el estar dado de alta en los servicios de tramitación on-line de su Cámara y de otros organismos, especialmente del Dpto. de Aduanas.

Recomendados:

Recomendación 10ª: Origen y destino de la mercancía

Haga constar claramente en todos los documentos de exportación el origen y destino de la mercancía así como la descripción detallada de la mercancía preferentemente en inglés y en el idioma del país de destino.

No olvide incluir en la documentación aduanera el Certificado de Origen. Es un documento que acredita, en las aduanas, el origen de las mercancías que en él se detallan. El certificado de origen, así como otros documentos de origen, sirve para acreditar frente a la autoridad aduanera de importación que la mercancía que en él se detalla se ha fabricado o producido en el país que se indica como origen.

La acreditación del origen resulta imprescindible para determinar el arancel aplicable a la importación y los regímenes preferenciales derivados de acuerdos entre ambos países.

El certificado de origen es expedido por las Cámaras de Comercio. Pinche aquí para ver un modelo de ejemplo.

Tenga en cuenta que el origen de la mercancía puede condicionar el tratamiento arancelario en el momento de la importación en otro país.

Asegúrese de llevar el correspondiente Certificado que acredite el origen de la mercancía. En su Cámara de Comercio le facilitan este documento y le informarán sobre cómo y dónde obtener los de origen preferencial.

Recuerden que es de enorme importancia informarse, con antelación, de las ventajas arancelarias de la mercancía con la que comerciamos en determinados países.

Recomendación 11ª: Bioterrorismo

Desde el 12 de diciembre de 2003 todas aquellas empresas que deseen exportar productos alimenticios a Estados Unidos deberán cumplir los requisitos que determina la Ley contra el Bioterrorismo en Estados Unidos (BTA).

Debido a la preocupación existente en Estados Unidos ante ataques terroristas, en particular ante ataques con agentes químicos o biológicos, se ha desarrollado la Ley de Salud Pública y de Prevención y Respuesta al Bioterrorismo ("Bioterrorism Act" ), firmada el 12 de junio de 2002, y que entra en vigor a partir del 12 de diciembre de 2003.

Para mayor información visite la siguiente guía del Plan Cameral:

Esta ley afecta de manera importante a todas aquellas empresas españolas que exporten productos alimenticios al mercado norteamericano, ya que conlleva múltiples obligaciones y controles que afectan a la entrada de productos en ese país.

 

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